マイナンバー取扱いルールをしっかりと

マイナンバー制度が始まりました。
この制度により会社の事務業務担当の方は色々新しく覚えなくてはならないことが多くなったことでしょう。
適切なマイナンバー取り扱い方を覚えていきましょう。

まず最初に注意しなければならないことは、マイナンバーは個人情報保護法でも特別法であるため、万が一流出した場合は思い罰則も設けられているので十分な注意を払うことが必要となります。
では流出しないようにマイナンバーはどのように管理していけばよいのでしょうか。

まずマイナンバーを始めとした個人情報を扱うようなパソコンや書類は施錠できるところに保管しましょう。
机の引き出しでも施錠できる部分や、カギの掛かるキャビネット、そしてマイナンバーを扱っているパソコンは使用する人を制限して、セキュリティを強固にしネットも制限するようにしましょう。

そして保管期間を過ぎた書類でのマイナンバーの取り扱いですが、速やかに処分しましょう。
マイナンバーを保管できるのはマイナンバー業務に必要な処理を行うときのみになっています。つまり必要なくなったマイナンバーは保管してはいけません。処分するときは流出のないようにしっかりと処分することが大事です。
ただ処分するといっても、書類であればスレッダーにかけたりすることが可能ですが、パソコンのデータとなるとすぐ復元ができないようにしっかりとした処分が必要となります。データ用シュレッダーなどもあるので活用していきましょう。
また処分をする際、処分を行ったことも記録に残して置かなければなりません。
どのような書類を責任者が誰で、どのような方法で処分したかを記録しておきましょう。

このようにマイナンバーはまだ始まったばかりで、会社の業務でもまだルールが決まっていない場合も多いと思います。ですが、保存期間もありますし、記録ものこさなければなりません。
最初にしっかりとしたルールを決めて、マイナンバーの適切な取り扱いができるようにしていきましょう。